Cách Thực Hành Tốt Nhất Đối Với Tiền Đặt Cọc

1. Ghi chép lại tình trạng căn hộ khi quý vị dọn vào và dọn ra.

• RCW 59.18.260
• Sample Move In/Move Out Inspection Checklist

Quý vị có thể tự bảo vệ mình khỏi phải trả các khoản bồi thường hỏng hóc không đúng sau khi dọn đi bằng cách ghi chép cẩn thận và lưu hồ sơ về hiện trạng của căn hộ khi quý vị dọn vào. Để có quyền giữ lấy khoản tiền cọc của người thuê nhà một cách hợp pháp, chủ nhà phải cung cấp một bảng kiểm tra chi tiết về tình trạng căn hộ lúc mới bắt đầu cho thuê. Bảng kiểm tra phải được ký bởi cả chủ nhà và người thuê. Bảng này phải có một danh sách chi tiết về tình trạng căn hộ, bao gồm những chi tiết kết cấu, sàn nhà, cửa sổ, và tất cả đồ gia dụng do chủ nhà cung cấp. Người thuê nhà có quyền yêu cầu chủ nhà cung cấp lại bản sao bảng kiểm tra một lần mà không bị tính phí. Quý vị cũng có thể chụp ảnh chi tiết lưu lại hiện trạng của căn hộ lúc dọn vào. Chụp kèm với mỗi tấm ảnh một tờ báo có ghi rõ ngày phát hành để chứng minh ngày chụp ảnh. Các thẩm phán của tòa án giải quyết tranh chấp nhỏ có thể không chấp nhận ngày tháng do máy ảnh lồng chụp bởi vì ngày tháng cài đặt trên máy ảnh có thể bị chỉnh sửa theo ý muốn.

Nếu chủ nhà nhận tiền cọc khi quý vị dọn vào nhưng không cung cấp cho quý vị một bảng kiểm tra, chủ nhà chịu trách nhiệm trả lại cho quý vị toàn bộ số tiền cọc đó. Xem phần Đàm Phán về Tiền Đặt Cọc dưới đây để biết thông tin chi tiết về cách đòi lại tiền cọc từ chủ nhà.

Việc tốt nhất là nên ghi chép đầy đủ tình trạng căn hộ khi quý vị dọn ra để sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp chủ nhà bắt quý vị phải trả thêm cho việc làm sạch hoặc sửa chữa hỏng hóc mà không phải do quý vị gây ra. Một cách để làm việc này là chụp hình chi tiết căn hộ trước khi quý vị dọn ra. Chụp chung tờ báo của ngày đó trong mỗi hình sẽ chứng minh cho ngày chụp hình (các thẩm phán của tòa tranh chấp nhỏ thường không chấp nhận ngày trên hình do máy ảnh ghi lại bởi vì ngày tháng cài đặt trên máy ảnh có thể bị chỉnh sửa theo ý muốn). Trước khi dọn ra, quý vị cũng có thể yêu cầu chủ nhà cùng với quý vị đi một vòng kiểm tra. Luật pháp không buộc chủ nhà phải làm việc này, nhưng quý vị có thể yêu cầu họ đi một vòng cùng quý vị để kiểm tra căn hộ trước khi dọn ra và cung cấp cho quý vị một bản sao báo cáo kiểm tra có chữ ký. Quý vị cũng có thể nhờ người hàng xóm, bạn bè hoặc người dọn nhà chuyên nghiệp cấp cho quý vị một văn bản ghi rõ tình trạng căn hộ lúc dọn ra. Nhớ để lại cho chủ nhà địa chỉ chỗ ở mới của quý vị hoặc địa chỉ của người bạn tin cậy nào trước khi dọn ra.

2. Bảo vệ khoản tiền đặt cọc của quý vị bằng cách ghi lại những hỏng hóc xảy ra trong lúc quý vị đang thuê nhà.

• RCW 59.18.130
• RCW 59.18.060

Ở Tiểu Bang Washington, người thuê nhà có trách nhiệm trả lại căn hộ có tình trạng giống như lúc mới dọn vào, trừ ra những hao mòn bình thường. Trách nhiệm này bao gồm việc sửa chữa hoặc trả phí sửa chữa bất kỳ những hư hại trong căn hộ do người thuê hoặc khách của họ gây ra. Điều quan trọng là phải ghi lại tất cả những vấn đề cần sửa chữa, không chỉ để sửa chữa mà còn để bảo vệ quý vị đối với những khiếu nại của chủ nhà rằng quý vị đã gây ra vấn đề đó.

Người thuê không chịu trách nhiệm nếu căn hộ bị hư hại do chủ nhà bỏ phế. Tuy nhiên, nếu một người thuê nhà không bao giờ thông báo cho chủ nhà biết về một việc rò rỉ nhỏ mà sau một thời gian dài đã làm hỏng căn hộ thì người thuê nhà hầu như là sẽ chịu trách nhiệm đối với hậu quả hư hỏng đó. Vì thế, điều cực kỳ quan trọng là tất cả mọi vấn đề liên quan đến căn hộ phải được thông báo ngay cho chủ nhà bằng văn bản. Việc lưu giữ bản sao của tất cả các lá thư thông báo có thể giúp người thuê nhà bảo vệ mình khỏi bị bắt trả phí sửa chữa những vấn đề như vậy. Xem phần Sửa Chữa để biết thêm chi tiết về cách ghi lại các vấn đề cần sửa chữa.

3. Thông báo bằng văn bản ít nhất 20 ngày trước khi quý vị dọn ra.

• RCW 59.18.200
• RCW 59.18.220
• Thư Mẫu: Notice to Vacate

Đạo Luật Cho Thuê và Thuê Nhà quy định rằng những người có hợp đồng thuê nhà theo tháng phải thông báo cho chủ nhà bằng văn bản ít nhất là 20 ngày trước khi dọn ra khỏi căn hộ. Nếu quý vị không biết chắc về thời hạn của hợp đồng thuê nhà mà quý vị đã ký, hãy xem phần Rental Agreements (Các Bản Thỏa Thuận Thuê Mướn) để biết thêm chi tiết. Chủ nhà phải nhận được một văn bản thông báo ngày dọn ra ít nhất 20 ngày trước ngày cuối cùng của kỳ hạn thuê nhà. Ví dụ, nếu quý vị phải đóng tiền nhà vào ngày đầu tiên của tháng, và quý vị dự định dọn ra ngày thứ 30, thì người chủ nhà phải nhận được văn bản thông báo của quý vị vào ngày thứ 10 của tháng đó. Để quý vị có bằng chứng về việc gửi thông báo dọn ra, hãy gửi bằng thư bảo đảm và thư thường hạng nhất và giữ lại một bản sao để lưu hồ sơ. Nếu quý vị không thông báo bằng văn bản cho chủ nhà ít nhất 20 ngày trước ngày dọn ra, hoặc nếu quý vị ở quá ngày mà quý vị đã thông báo, thì chủ nhầ có thể bắt quý vị đóng tiền nhà cho tháng sau.

Nếu hợp đồng thuê nhà của quý vị có ghi rằng tiền nhà phải đóng vào một ngày bất thường trong tháng, như là ngày 15 chẳng hạn, thì chỉ cần đếm 20 ngày ngược lại từ ngày đó để tính được ngày mà chủ nhà của quý vị cần nhận thông báo. Thời hạn 20 ngày được tính từ đúng ngày hạn trả tiền nhà, không tính bất cứ thời gian ân hạn nào có thể được áp dụng trước khi quý vị bị coi là trả trễ tiền nhà.

Những người thuê nhà theo hợp đồng có thời hạn cố định, như là hợp đồng thuê 6 tháng hoặc một năm, đều buộc phải cam kết ở trong căn hộ cho đến hết hạn hợp đồng. Xem bản hợp đồng thuê của quý vị để biết các điều kiện về việc thông báo là như thế nào. Nếu hợp đồng không ghi rõ điều kiện cụ thể về việc thông báo, thì RCW 59.18.220 quy định rằng việc thuê nhà sẽ chấm dứt khi hợp đồng kết thúc. Thế nhưng cách làm tốt nhất vẫn là luôn luôn phải thông báo bằng cách này hay cách khác cho người chủ nhà của quý vị trước khi dọn ra, và cho họ biết kế hoạch của quý vị. Nếu quý vị giữ chìa khóa sau ngày chấm dứt hợp đồng thì chủ nhà có thể cho rằng quý vị vẫn đang chiếm hữu căn hộ và có thể đòi tiền thuê cho tháng tiếp theo.

Phải nhớ cung cấp địa chỉ chuyển tiếp đúng cho chủ nhà để họ gửi khoản hoàn lại tiền đặt cọc cùng với giấy kết toán. Và nhớ thông báo cho bưu điện địa chỉ chuyển tiếp của quý vị nữa. Nếu quý vị không có địa chỉ ổn định hoặc không muốn tiết lộ địa chỉ mới, quý vị có thể cung cấp địa chỉ của một người bạn hoặc bà con tin cậy. Chiếu theo RCW 59.18.280, người chủ nhà bắt buộc phải gửi bản kê khai về khoản tiền đặt cọc trong vòng 14 ngày đến địa chỉ cuối cùng mà quý vị đã thông báo cho họ. Nếu quý vị không cung cấp một địa chỉ mới, họ có thể gửi đến căn hộ mà quý vị đã dọn ra, như vậy sẽ không đến được với quý vị trừ phi quý vị đã đăng ký địa chỉ chuyển tiếp với bưu điện.

4. Ghi lại tình trạng căn hộ trước khi quý vị dọn ra.

• Sample Move In/Move Out Inspection Checklist

Việc tốt nhất là nên ghi chép đầy đủ tình trạng căn hộ khi quý vị dọn ra để sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp chủ nhà bắt quý vị phải trả thêm cho việc làm sạch hoặc sửa chữa hỏng hóc mà không phải do quý vị gây ra. Một cách để làm việc này là chụp hình chi tiết căn hộ trước khi quý vị dọn ra. Chụp chung tờ báo của ngày đó trong mỗi hình sẽ chứng minh cho ngày chụp hình (các thẩm phán của tòa tranh chấp nhỏ thường không chấp nhận ngày trên hình do máy ảnh ghi lại bởi vì ngày tháng cài đặt trên máy ảnh có thể bị chỉnh sửa theo ý muốn). Quý vị cũng có thể yêu cầu chủ nhà cùng với quý vị đi một vòng kiểm tra, mặc dù họ không buộc phải làm thế. Quý vị cũng có thể nhờ người hàng xóm, bạn bè hoặc người dọn nhà chuyên nghiệp cấp cho quý vị một văn bản ghi rõ tình trạng căn hộ lúc dọn ra.

5. Chờ 14 ngày.

• RCW 59.18.280

Trong vòng 14 ngày tính từ ngày kết thúc hợp đồng thuê nhà và người thuê nhà dọn ra khỏi căn hộ, chủ nhà phải đem đi đóng dấu bưu điện và gửi lại hoặc là khoản tiền đặt cọc hoặc là một văn bản liệt kê chi tiết về cách sử dụng khoản tiền đặt cọc. Thư từ phải được đóng dấu bưu điện vào hay trước ngày thứ 14, vì vậy tốt nhất là quý vị nên giữ lại phong bì đã nhận được. Chủ nhà phải gửi thư hoặc chi phiếu tiền cọc theo địa chỉ chuyển tiếp mà quý vị đã cung cấp hoặc địa chỉ cuối cùng được biết (thường là địa chỉ căn hộ mà quý vị vừa dọn ra). Nếu họ không gửi trả tiền đặt cọc hoặc một bản kê khai chi tiết những lý do vì sao tiền đặt cọc bị giữ lại, chủ nhà chịu trách nhiệm phải hoàn trả toàn bộ số tiền cọc cho qúy vị. Tuy nhiên, trong trường hợp này chủ nhà vẫn có quyền đòi tiền thiệt hại qua hệ thống tòa án. Luật pháp có nêu rõ rằng một thẩm phán tòa án tranh chấp nhỏ có thể ra lệnh chủ nhà trả đến gấp đôi số tiền đặt cọc nếu họ cố ý không cung cấp bản kê hoặc tiền cọc.

6. Xác định xem các khoản khấu trừ của chủ nhà là hợp pháp.(Nếu chủ nhà của quý vị không gửi một văn bản nào, quý vị có thể bỏ qua để đến bước tiếp theo).

• RCW 59.18.130
• RCW 59.18.280
• RCW 59.18.060

Luật pháp cho phép chủ nhà thu tiền cho bất kỳ thiệt hại nào do người thuê hoặc khách của họ gây ra cho căn hộ. Không có một tiêu chuẩn cụ thể nào đối với số tiền mà chủ nhà có thể khấu trừ một cách hợp pháp từ tiền đặt cọc cho bất kỳ thiệt hại nào. Người thuê nhà phải trả lại căn hộ trong tình trạng giống như lúc họ dọn vào, trừ ra sự hao mòn thông thường. Sự hao mòn thông thường không được định nghĩa rõ ràng trong Đạo Luật Cho Thuê và Thuê Nhà. Người thuê nhà có thể tranh cãi rằng tất cả các hoạt động sử dụng căn hộ bình thường đều là “sự hao mòn thông thường” và sẽ nhiều hơn qua thời gian. Nói chung thì việc hao mòn thông thường có thể nhiều hơn qua thời gian. Ví dụ, thảm trải trong căn hộ thường sẽ bị hao mòn nhiều hơn khi người thuê đã ở đó 6 năm so với lúc mới chỉ ở 6 tháng. Bản hợp đồng thuê cũng nên nêu rõ chi tiết rằng số tiền đặt cọc có thể sử dụng vào những việc gì. Các khoản khấu trừ thông thường bao gồm tiền sửa chữa thiệt hại, chi phí làm sạch, và các khoản tiền nhà, lệ phí, hoặc hóa đơn điện nước còn thiếu.

Nếu bản kê khai tiền cọc liệt kê cụ thể từng mục nhưng các khoản khấu trừ dường như quá cao, người thuê nhà có thể gọi cho các nhà thầu địa phương và cố gắng xin được các báo giá cho công việc sửa chữa cùng loại tương tự. Ví dụ, nếu văn bản của chủ nhà gửi cho quý vị viết rằng “$500 cho một công tắc bị hỏng,” người thuê nhà có thể yêu cầu một thợ điện địa phương viết văn bản nêu rõ rằng số tiền đó có hợp lý hay không so với mặt bằng chung trong khu vực.

7. Đánh giá lý lẽ của quý vị cho việc đòi lại tiền cọc của mình.

Cân nhắc các câu hỏi sau đầy để xác định xem số tiền cọc của quý vị đã bị giữ lại một cách bất hợp pháp hay không:

• Chủ nhà có cung cấp cho quý vị một bảng kiểm tra tình trạng căn hộ lúc dọn vào không?
• Quý vị có trả khoản phí làm sạch không hoàn lại khi quý vị dọn vào không?
• Chủ nhà có chỉ định khoản phí không hoàn lại là tiền cọc hay không?
• Chủ nhà có gửi văn bản cho quý vị về số tiền cọc trong vòng 14 ngày sau khi quý vị dọn ra không?
• Chủ nhà có bắt quý vị trả tiền cho những hao mòn thông thường hoặc những hư hại mà quý vị không gây ra, hoặc những hư hỏng đã bị gây ra trước kia không?
• Chủ nhà có bắt quý vị trả tiền quá giá phải chăng cho việc sửa chữa không? Ví dụ, bắt trả $100 cho việc thay mới một bóng đèn?
• Bản hợp đồng thuê có bắt buộc quý vị trả cho việc thuê người làm sạch chuyên nghiệp không?

Xem phần Đàm Phán về Tiền Đặt Cọc dưới đây để tham khảo ý kiến về cách cố đòi lại tiền cọc của mình.